행정직이 생성형 AI로 줄일 수 있는 반복업무 20가지

이런 업무는 AI가 초안, 분류, 요약을 돕기 좋습니다. 다만 결재할 문서의 최종 판단과 책임까지 넘길 수는 없습니다. 개인정보와 비공개 자료를 허가 없이 공개형 AI에 입력하지 않는 것도 출발점이고요.

아래 20개 업무는 'AI에 줄 정보 → 받을 결과물 → 사람이 확인할 것' 순서로 읽으면 됩니다.

📄 문서 초안

• 공문 초안 목적, 수신자, 근거, 요청사항 → 공문 구조의 초안 → 법적 근거, 기관 서식, 결재선 확인
• 보고서 목차 보고 목적, 독자, 보유 자료 → 논리 순서가 있는 목차 → 의사결정에 필요한 항목과 누락 확인
• 회의 안건 회의 목적, 참석자, 결정할 사안 → 시간별 안건안 → 실제 의사결정권과 소요시간 확인
• 사업 계획서 사업 배경, 대상, 활동, 일정 → 항목별 계획서 초안 → 예산, 지침, 실행 가능성 확인
• 보도자료 초안 사실관계, 행사 개요, 인용 가능한 문장 → 보도자료 형식 초안 → 날짜, 이름, 수치, 승인 문구 확인

🗂️ 정리, 요약

• 회의 메모 비식별화한 메모, 회의 목적 → 결정사항, 담당자, 기한 표 → 발언 취지와 담당자 배정 확인
• 긴 지침 공개 가능한 지침 원문, 담당 업무 → 핵심 의무와 일정 요약 → 원문 조항과 예외 규정 대조
• 설문 의견 개인정보를 제거한 응답 → 주제별 분류와 대표 의견 → 소수 의견 누락과 분류 편향 확인
• 민원 내용 개인정보를 지운 민원 요지 → 쟁점, 요청사항, 확인 필요사항 → 감정적 표현과 사실관계 구분
• 여러 문서 비교 공개 가능한 문서와 비교 기준 → 공통점, 차이점 표 → 판본, 기준일, 원문 인용 확인

✉️ 커뮤니케이션

• 안내메일 대상, 목적, 일정, 필수 행동 → 제목과 본문 초안 → 날짜, 링크, 연락처, 어조 확인
• 일정 안내 확정 일정, 장소, 참가 조건 → 채널별 안내문 → 변경 가능성과 시간대 확인
• 협조 요청문 요청 배경, 필요 자료, 기한 → 정중한 요청문 초안 → 요청 권한, 기한, 첨부 목록 확인
• 자주 묻는 질문 반복 문의와 공식 답변 자료 → 질문, 답변 목록 → 정책과 다른 답변이나 단정 표현 확인
• 전화 응대 메모 개인정보를 최소화한 통화 메모 → 문의, 조치, 후속 연락 정리 → 당사자, 약속한 내용, 기한 확인

🗓️ 기획, 운영

• 행사 체크리스트 행사 개요, 공간, 참석자, 일정 → 준비 단계별 목록 → 현장 책임자와 안전 항목 확인
• 교육 운영안 대상, 목표, 시간, 환경 → 준비, 진행, 후속 운영안 → 계정, 보안, 장소와 강사 협의사항 확인
• 위험요소 목록 사업 과정, 이해관계자, 제약 → 위험과 대응 초안 → 실제 발생 가능성과 담당자 판단
• 업무 인수인계 업무 주기, 파일 위치, 연락처, 예외 → 인수인계 문서 구조 → 최신성, 접근권한, 암묵적 주의사항 확인
• 반복업무 절차서 최근 처리 사례와 단계별 행동 → 순서, 판단 기준, 예외가 있는 절차서 → 현실과 다른 단계, 승인 지점 확인

바로 복사해 쓰는 범용 프롬프트 5개

1. 초안 작성

아래 자료를 바탕으로 [문서 종류] 초안을 작성해줘. 독자는 [대상]이고, 목적은 [목적]이야. 반드시 포함할 내용은 [항목]이며, 확인되지 않은 사실이나 수치는 만들지 말고 [확인 필요]라고 표시해줘. 자료: [붙여넣기]

2. 긴 문서 요약

아래 문서에서 [내 담당 업무]와 관련된 의무, 일정, 제출물, 예외사항만 추려줘. 각 항목 옆에 근거가 된 원문 문장이나 조항 위치를 함께 표시해줘. 모호한 부분은 추측하지 말고 질문으로 남겨줘.

3. 메모의 실행 목록 정리

아래 메모를 결정사항, 해야 할 일, 담당자, 기한, 확인이 필요한 내용으로 나눠 표로 정리해줘. 메모에 없는 담당자나 기한은 임의로 채우지 말고 빈칸으로 둬. 메모: [붙여넣기]

4. 두 문서 비교

문서 A와 문서 B를 [비교 기준]에 따라 비교해줘. 공통점, 달라진 점, 실무에 미치는 영향, 추가 확인사항으로 나눠 표로 작성하고 각 판단의 근거 위치를 표시해줘.

5. 결과 검토

아래 초안을 검토해줘. 사실 오류 가능성, 빠진 조건, 모호한 표현, 과장된 문장, 개인정보, 보안 위험을 각각 찾아줘. 문장을 바로 고치기 전에 왜 확인이 필요한지 먼저 설명해줘. 초안: [붙여넣기]

AI에 일을 맡길 때 자료를 많이 넣는 것보다 필요한 맥락을 안전하게 주는 편이 중요합니다. 출력이 매끄럽더라도 원문과 기관 기준을 다시 확인하세요. AI가 시간을 줄여주는 지점은 최종 결재가 아니라 첫 빈 화면입니다.

함께 제공하는 자료에는 각 업무의 입력정보, 결과물, 검토사항을 표로 담았습니다. 자주 하는 업무 하나에 표시하고 이번 주에 작은 초안부터 시험해보세요.

행정, 사무직의 실제 문서를 기준으로 실습하는 생성형 AI 교육도 진행합니다. 기관에서 허용한 도구와 보안 기준 안에서 다룰 업무를 함께 정할 수 있습니다. 보고서와 공문을 AI가 읽기 좋은 형식으로 고치는 과정은 공공기관 AI 친화 문서 작성 교육에서 안내합니다.