보고서, 기획안, 공문이 많은 조직의 생성형 AI 교육은 AI로 초안을 잡고 사람이 검토해서 결재 문서로 완성하는 과정을 처음부터 끝까지 해 보는 데 시간을 씁니다. 이 글은 그 과정을 교육에서 어떻게 다루는지와 담당자가 미리 준비할 것을 정리했습니다.
AI에게 "보고서 써 줘"라고만 하면 문장은 매끄럽지만 누구에게 무엇을 결정받으려는 문서인지 모호한 초안이 나옵니다. 그래서 교육 시간에 AI 창을 열기 전에 보고받는 사람과 결론 한 문장을 먼저 적게 합니다. 이 두 가지를 AI에게 함께 알려 주면 초안의 방향이 크게 달라집니다.
AI는 기관마다 다른 보고서 양식과 표현을 모릅니다. 개인정보와 비공개 내용을 지운 기존 보고서 한 건을 예시로 주고 같은 형식으로 쓰게 하면 항목 순서와 문체가 기관 문서에 가까워집니다. 예시가 없으면 참가자마다 전혀 다른 형식의 초안을 받게 되고, 검토 시간이 오히려 늘어납니다.
생성형 AI가 쓴 문장은 검토가 필요한 초안입니다. 문장이 매끄러울수록 틀린 사실이나 빠진 조건을 놓치기 쉽습니다. 교육 중에 이 다섯 가지로 초안을 다시 읽는 연습을 합니다.
사실: 숫자, 날짜, 기관명이 원자료와 같은지 확인합니다. 누락: 결정에 필요한 조건이 빠지지 않았는지 봅니다. 근거: 주장마다 출처나 자료가 있는지 봅니다. 문체: 기관 문서에서 쓰는 표현으로 고칩니다. 보안: 넣으면 안 되는 정보가 들어가지 않았는지 마지막으로 확인합니다.
개인정보, 민원인의 이름과 연락처, 비공개 문서, 계약 정보는 공개형 AI에 그대로 넣지 말아야 합니다. 실제 문서로 실습하고 싶다면 고유명사와 숫자를 가상의 값으로 바꾼 자료를 씁니다. 이 원칙을 실습이 시작된 뒤에 꺼내면 참가자가 불안해서 아예 입력을 멈추는 일이 생깁니다.
개념 20분, 안전수칙 15분, 핵심 시연 35분, 업무 실습 40분, 정리 10분이 기본 순서입니다. 시연 시간에 강사가 보고서 한 건을 초안부터 결재 문서까지 만드는 과정을 보여 주고, 실습 시간에 참가자가 같은 순서로 자기 문서를 만듭니다. 목표는 참가자마다 '내 업무에서 AI를 쓸 수 있는 곳 한 군데'와 '검토를 거친 초안 하나'를 가져가는 것입니다.
준비물은 개인 기기, 교육 전에 만든 AI 계정, 개인정보를 뺀 짧은 실습 자료입니다. 문서 종류를 두세 개 다루려면 4시간 과정으로 진행합니다.
2026년 9월 한국지식재산보호원 전 직원을 대상으로 「AI 시대의 문서력」 특강을 했습니다. AI로 보고서와 공문 초안을 잡고, 사람이 검토해 결재 문서로 완성하는 과정을 다뤘습니다. 강의 이력과 진행 형식은 생성형 AI 강의 안내에서 볼 수 있습니다.
Q. 어떤 AI 도구로 실습하나요?
기관에서 쓸 수 있는 서비스로 실습합니다. ChatGPT와 Claude 같은 도구의 차이를 설명하고, 보안 규정 안에서 쓸 도구를 정합니다.
Q. AI가 쓴 보고서를 그대로 결재에 올려도 되나요?
초안으로만 씁니다. 사실, 누락, 근거, 문체, 보안을 사람이 확인하고 고친 뒤 결재 문서로 완성합니다.
Q. 2시간 교육으로 무엇을 만들 수 있나요?
참가자마다 자기 업무 문서 하나의 초안을 AI로 만들고 검토까지 해 보는 것을 목표로 합니다. 문서 종류를 여러 개 다루려면 4시간 과정이 필요합니다.
공공기관과 기업 임직원 대상으로 실습 중심 생성형 AI 교육을 진행합니다. 대상 직무와 교육 후 만들 결과물을 알려주시면 기관 상황에 맞춰 커리큘럼을 함께 설계합니다.