AI 친화적 문서 작성법: 공공기관 보고서에서 먼저 고칠 다섯 가지
AI 친화적 문서(이하 AI 친화 문서)는 AI가 보고서를 요약하거나 다른 문서로 옮길 때 내용을 빠뜨리거나 잘못 읽지 않도록 형식을 정리한 문서입니다. 행정안전부는 2026년 3월부터 시범 운영하다가 8월 24일부터 부처 안에서 실장, 국장에게 올리는 보고서까지 적용을 확대했습니다. 행정안전부가 정한 원칙은 표와 그림 위 제목과 번호 표시, 셀 병합 단순화, 서술식 문장, Ⅰ., 1., 가., 1) 순서의 항목 기호, 불필요한 시각적 꾸미기 지양 다섯 가지입니다. 시범 운영에서 보고서를 꾸미는 시간이 줄고 AI 요약의 정확도가 높아졌다는 것이 행정안전부 설명입니다.
서울시도 2026년 1월 공문서를 AI가 읽기 쉬운 형식으로 쓰는 'AI 리더블 행정문서 가이드라인'을 발표했습니다. 국민건강보험공단은 8월부터 전 직원에게 AI 친화적 문서 자가진단 도구를 제공하고 있습니다. 한글 문서를 넣으면 번호, 표, 그림이나 도형 같은 비정형 요소, 문장, 용어 다섯 항목을 점검해 고칠 곳을 알려 주는 도구입니다.
이 글은 행정안전부 원칙과 국민건강보험공단 점검 항목을 바탕으로, 보고서에서 먼저 고칠 곳을 다섯 가지로 정리했습니다.
1. 표: 제목과 단위는 표 위에, 셀 병합은 최소로
표가 들어간 보고서를 AI로 요약하면 셀 병합이 많은 표에서 숫자가 엉뚱한 항목으로 옮겨지는 일이 생깁니다. 제목이 없으면 무엇을 보여 주는 표인지 문서에 드러나지 않아서 요약이 틀리기 쉽습니다.
| 구분 | 3분기 | |
|---|---|---|
| 계획 | 집행 | |
| 기획팀 | 120 | 80 |
| 교육팀 | 90 | 51 |
표 1. 부서별 3분기 예산 집행 현황(단위: 백만 원, 9월 30일 현재)
| 구분 | 계획 | 집행 |
|---|---|---|
| 기획팀 | 120 | 80 |
| 교육팀 | 90 | 51 |
가상 예시입니다. 빗금 친 칸이 병합된 셀입니다.
표 위에 "표 1. 부서별 3분기 예산 집행 현황(단위: 백만 원, 9월 30일 현재)"처럼 제목과 단위, 자료 시점을 적습니다. 머리글은 한 줄로 만듭니다. '3분기'처럼 여러 칸에 걸친 말은 표 제목으로 옮기고, 표 안에 표를 넣는 형식은 피합니다. 행정안전부도 표와 그림 위에 제목과 번호를 표시하고 셀 병합을 단순화하도록 했습니다.
2. 번호: 단계별 기호를 정해진 순서대로
공문서 항목 기호는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」에 상위 항목부터 1., 가., 1), 가) 순서로 정해져 있고, 행정안전부의 AI 친화적 보고서는 Ⅰ., 1., 가., 1) 순서를 씁니다. □, ○, -로 단계를 나누던 보고서라면 기관 지침을 확인해 이 중 한 순서로 바꾸고, 한 문서 안에서 끝까지 같은 순서를 지킵니다.
1) 예산 집행 현황
가. ○ 집행률 저조
- 원인 분석 필요
Ⅰ. 예산 집행 현황
1. 집행률 저조
2. 원인 분석 필요
고치기 전 예시는 맨 위 항목에 1)을, 그 아래에 가.를 써서 기호 순서가 뒤바뀌었고, 같은 단계인 두 줄에 '가. ○'과 '-'를 섞어 썼습니다. AI가 문서를 텍스트로 바꿔 읽으면 들여쓰기는 사라지기 쉽고 기호만 남기 때문에, 이렇게 쓰면 어느 항목이 어느 항목 아래에 있는지 AI가 잘못 읽을 수 있습니다. 한글의 개요 번호나 문단 번호 기능을 쓰면 단계별 기호가 자동으로 맞춰집니다. Ⅰ.로 시작하려면 개요 번호 모양에서 1수준을 Ⅰ.로 바꿉니다.
3. 문장: 결론과 요청은 서술식으로
"○ 집행률 저조, 원인 분석 필요"처럼 명사로 끝나는 개조식은 익숙하지만, 누가 무엇을 언제까지 하는지가 빠져 있습니다. 이런 줄을 AI로 요약하거나 이어 쓰면 빠진 내용이 임의로 채워지곤 합니다. 행정안전부도 서술식 문장을 원칙으로 정했습니다.
목록으로 보여 줄 내용까지 모두 문장으로 바꿀 필요는 없습니다. 결론과 요청이 들어간 줄부터 바꾸세요.
4. 그림: 체계도는 설명 문장과 함께, 캡처한 표는 표로 다시 입력
도형으로 그린 추진 체계도나 캡처해서 넣은 표는 AI가 아예 읽지 못하거나 일부만 읽기도 합니다. 체계도가 꼭 필요하면 그림 아래에 단계와 담당 부서를 문장으로 함께 적습니다. 표는 캡처하지 말고 한글의 표 기능으로 다시 입력합니다. 행정안전부도 불필요한 시각적 꾸미기를 줄이도록 했습니다.
5. 용어: 같은 대상은 같은 이름으로, 약어는 풀어서
한 보고서에서 '연수'와 '교육 과정'을 섞어 쓰면 사람은 같은 뜻으로 읽지만 AI는 서로 다른 대상으로 다룰 수 있습니다. 약어는 처음 나올 때 풀어 씁니다. 기관 안에서만 쓰는 사업명과 시스템 이름도 처음 한 번은 무엇인지 적습니다.
고친 문서 확인: AI 요약과 원문 대조
다섯 가지를 고친 뒤에는 기관에서 쓸 수 있는 AI 서비스에 문서를 넣고 요약을 받아 봅니다. 표의 숫자가 맞는 항목으로 옮겨졌는지, 결론 문장이 바뀌지 않았는지 원문과 대조합니다. 개인정보나 비공개 내용이 있는 문서는 넣지 말고, 공개해도 되는 보고서나 가상의 값으로 바꾼 사본으로 확인합니다.
AI를 쓸 수 없는 기관이라면 동료에게 본문 없이 표만 보여 주고 무엇을 나타내는 표인지 말해 보게 해도 됩니다.
강의 안내
기관 보고서 양식으로 이 다섯 가지를 실습하는 교육은 공공기관 AI 친화 문서 작성 교육에서 안내합니다.
자주 묻는 질문
Q. 한글 프로그램으로 쓴 문서도 AI 친화 문서가 될 수 있나요?
네. 이 글의 다섯 가지는 한글로 쓰는 문서에 그대로 적용됩니다. 2025년 국정감사에서 AI가 읽기 어렵다고 지적한 것은 HWP, PDF라는 파일 저장 형식입니다. HWP로 저장할지 HWPX(한글의 개방형 저장 형식)로 저장할지는 기관 지침을 따르고, 지침이 없으면 지금 쓰는 형식 그대로 다섯 가지부터 고치세요.
Q. 개조식은 아예 쓰면 안 되나요?
기관마다 다릅니다. 행정안전부는 서술식 문장을 원칙으로 정했습니다. 소속 기관 지침에서 개조식을 어디까지 허용하는지 확인하고, 결론과 요청이 들어간 줄부터 문장으로 바꾸세요.
Q. 기관에 가이드라인이 없으면 무엇을 따라야 하나요?
이 글의 다섯 가지로 시작하면 됩니다. 기관 가이드라인이 생기면 그 내용을 따릅니다.